航班計(jì)劃由航空公司上報(bào)給空管和機(jī)場，遇有調(diào)整再行通知。簡單來說，飛機(jī)在天上歸空管局管，在地上由機(jī)場管。空管局負(fù)責(zé)流量控制、起降順序等，而作為機(jī)場“大腦”的AOC與空管對接，安排登機(jī)口等前后程序，同時將信息傳達(dá)到機(jī)務(wù)、地服、安保等其他部門。
為了將前一天滯留的旅客盡快疏散，長水機(jī)場4日的計(jì)劃航班，達(dá)到史無前例的940架次——而機(jī)場的保障能力為700架次。
云南空管首先協(xié)調(diào)空軍暫停訓(xùn)練飛行，釋放空域。一個被廣泛傳播的數(shù)字是，中國可用空域僅有大約20%歸民航使用，其余歸軍航使用。經(jīng)協(xié)調(diào)后，以機(jī)場為中心、方圓120公里空域范圍的可利用率，從近5成提高到9成多。
7時，云南空管局解除警報(bào)，8時過，第一架航班起飛，之后全天適航。
飛機(jī)源源不斷地飛來。據(jù)機(jī)場AOC數(shù)據(jù)顯示，其中一個時段同時飛回昆明的飛機(jī)多達(dá)96架，遠(yuǎn)超過民航批復(fù)的長水機(jī)場每小時52架次的高峰流量限制，中午高峰時段，同時等待降落的飛機(jī)就有30多架次，往常最多時只有七八架。
飛機(jī)實(shí)在是太多了。麻煩也隨之而來。
云南空管局很快發(fā)現(xiàn)，他們與航空公司、機(jī)場的信息共享出了問題。按照規(guī)定，航班如有時間、機(jī)型、機(jī)組等20項(xiàng)信息變更，航空公司需要發(fā)送電報(bào)供提取處理，但有一次，飛機(jī)已經(jīng)推遲落地了，空管方面還沒有收到變更電。
“空管的最大壓力是停機(jī)位預(yù)警。”民航云南空管分局副局長雷貴生說道。機(jī)場里的停機(jī)位快滿了，空管卻沒有接到通知，飛來的都是補(bǔ)班飛機(jī)，不好另換機(jī)場備降，反復(fù)請示后，終于讓這些飛機(jī)停到空余滑行道上，不關(guān)發(fā)動機(jī)，只要一有停機(jī)位空出，就立刻補(bǔ)進(jìn)。空管分局也和機(jī)場“發(fā)了脾氣”：停機(jī)位只剩三成時，必須迅速通報(bào)！
偶爾，機(jī)場AOC也聯(lián)系不上航空公司。下午1點(diǎn)，工作人員打電話給一個駐場航空公司柜臺索要變更計(jì)劃，對方接起來說：“我是旅客，柜臺被我們占領(lǐng)了！”
東航云南公司副總經(jīng)理馬毅甚至去停機(jī)坪上找過自家飛機(jī)——登機(jī)前，旅客們突然發(fā)現(xiàn)飛機(jī)目的地與機(jī)票不符，而那架本該乘坐的飛機(jī)不知道去了哪里。
正常情況下，各家航空公司的登機(jī)口相對固定，然而1月4日無法維持這個傳統(tǒng)——當(dāng)天有120架飛機(jī)調(diào)整了登機(jī)口。
航班時間、機(jī)位、登機(jī)口調(diào)整信息，本應(yīng)由機(jī)場AOC在后臺更新后共享到航站區(qū)其他部門，然后通知到一線員工和乘客。然而，在龔強(qiáng)和陳晶印象中，從4日上午起，候機(jī)樓里的航班實(shí)時信息顯示牌便不再更新了。
“這系統(tǒng)有個毛病，需要調(diào)度部門不斷刷新，顯示屏才會變，廣播才會響。”長水機(jī)場AOC副部長楊勁毅說。然而1月4日這天，共有140多個航班在登機(jī)口都沒有刷新記錄。究其原因，有的是工作人員被圍，有的是刷新慢、直接死機(jī)。一份機(jī)場現(xiàn)場工作組總結(jié)報(bào)告還指出，目前航班查詢系統(tǒng)可能存在一些缺陷，如“航班取消之后，相應(yīng)航班信息就消失了，而不是在相應(yīng)航班信息后注明‘取消’”。
此外，因航空公司與機(jī)場就費(fèi)用問題尚未談攏，登機(jī)口只有離港登記系統(tǒng)，而沒有航班信息查詢系統(tǒng)，也沒有安裝內(nèi)部電話，一線工作人員想要知道實(shí)時航班信息，唯一的辦法是通過對講機(jī)、或打手機(jī)向調(diào)度室查詢。
設(shè)想一下，68個登機(jī)口的工作人員，全部向調(diào)度部門打電話查詢狀態(tài)。“對講機(jī)很難插進(jìn)去講話；手機(jī)信號不好，AOC、調(diào)度室的電話很難打得通；現(xiàn)場工作人員的手機(jī)很快就沒有電了……”上述工作報(bào)告這樣描述當(dāng)天的狀態(tài)。
高科技的廣播設(shè)備，在這種狀況下也起了反作用。長水采用的是區(qū)域定向廣播，音量柔和，通常只有一兩個登機(jī)口能聽到。這本是吸取巫家壩機(jī)場的經(jīng)驗(yàn)——后者是全場廣播，每條信息排隊(duì)播放，有時航班登完機(jī)了，廣播才開始響。